Manajemen Sarana dan Prasarana
Terdapat banyak pendapat mengenai pengertian Sarana dan Prasarana, dan kali ini menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI).
Sarana merupakan segala sesuatu yang bisa dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.
Dan Prasarana merupakan segala sesuatu yang digunakan sebagai penunjang utama untuk terselenggaranya suatu proses seperti pembangunan, usaha, dan proyek. Untuk memperjelas sarana lebih digambarkan sebagai alat-alat yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, dan prasarana lebih ditegaskan untuk barang-barang yang tidak bergerak, Contohnya seperti gedung, ruang, dan tanah.
Maka Sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai perbekalan kantor.
Dengan tersedianya sarana dan prasarana yang baik dan berkualitas, sangat diperlukan pada setiap organisasi atau perusahaan dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatan untuk memperoleh tujuan yang diharapkan.
Tanpa adanya sarana dan prasarana, tidak mungkin tujuan akan dapat dicapai dengan mudah. Demikian halnya dengan kantor, yang merupakan tempat untuk melakukan kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, dan sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor.
Jenis - jenis Sarana dan prasarana
A) Peralatan atau perlengkapan kantor (Office supplies)
Office supplies merupakan alat atau bahan yang dipergunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, untuk menghasilkan suatu hasil pekerjaan yang sesuai dengan harapan yaitu selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan atau perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi 2 (dua) kelompok :
1# Peralatan atau perlengkapan dilihat dari bentuknya
Pada peralatan atau perlengkapan ini masih dibedakan menjadi 3 (tiga) bagian, antara lain :
a# Peralatan atau perlengkapan berbentuk lembaran
Peralatan atau perlengkapan ini berupa helaian atau lembaran, misalnya Kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, e-kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.
b# Peralatan atau perlengkapan kantor berbentuk nonlembar
Peralatan dan perlengkapan dengan bentuk tak berlembar, misalnya pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, gunting, rautan, pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas, dan lain-lain.
c# Peralatan atau perlengkapan kantor berbentuk buku
Peralatan dan perlengkapan kantor yang berbentuk buku-buku :
- Buku pedoman organisasi, adalah buku panduan mengenai informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, prosedur kerja hingga produk dan jasa.
- Buku catatan, adalah buku untuk menulis catatan harian sekretaris (block note)
- Buku tamu, merupakan buku yang digunakan untuk mencatat daftar tamu yang datang ke perusahaan kita.
- Buku agenda, adalah buku yang digunakan untuk mencatat masuk keluarnya surat setiap harinya.
2# Peralatan atau perlengkapan dilihat dari penggunaannya :
Dari penggunaannya peralatan dan perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi dua macam, antara lain :
* Barang habis pakai
Barang habis pakai merupakan barang-barang yang penggunaannya hanya satu kali pakai dan tidak bertahan lama. Misalnya seperti : kertas, karbon, tinta, pulpen, pensil, klip, dll.
* Barang tidak habis pakai
Barang tidak habis pakai merupakan barang-barang yang dalam pengguaannya tahan lama, misalnya seperti : perforator, cutter, stapler dan gunting.
B) Mesin-mesin kantor (Office machine)
Mesin-mesin kantor merupakan alat-alat yang digunakan untuk melakukan kegiatan menghimpun, mencatat, mengelola bahan-bahan keterangan atau data dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik.
Contohnya : Komputer, LCD, Laptop, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy, dll.
C) Mesin komunikasi kantor
Mesin komunikasi kantor merupakan sarana kantor yang dipergunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi atau perusahaan sendiri maupun ke luar organisasi atau perusahaan. Contohnya: interkom, faksimile, telepon,telepone wireless.
D) Perabotan kantor (Office furniture)
Perabotan kantor merupakan benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu melaksanakan tugas pekerjaan kantor. Seperti : Meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk para tamu), rak buku, papan tulis, dan lemari.
E) Interior kantor (Office arrangement)
Interior kantor merupakan barang-barang kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberikan semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan di kantor. Misalnya seperti : Gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, lukisan, vas bunga, patung, bendera, struktur organisasi, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding, dll
F) Tata ruang kantor (Office lay out)
Tata ruang kantor merupakan pengaturan kantor serta penyusunan atau penataan seluruh alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia, jadi dapat memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan para tamu.
Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor
Dengan terpenuhinya kebutuhan sarana dan prasarana di suatu perusahaan, maka pengelolaan yang baik, efektif dan efisien mutlak diperlukan mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga pengawasan.
Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana di kantor adalah untuk menangani semua kegiatan yang berkaitan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi atau pun teknis operasional dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Dalam melakukan pengelolaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan beberapa rangkaian kegiatan, seperti :
1) Pengadaan
Pengadaan merupakan seluruh kegiatan yang menyediakan sarana dan prasarana atau perbekalan di kantor untuk mendukung pelaksanaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi atau perusahaan tersebut dengan menggunakan prosedur yang berlaku di organisasi tersebut. Perencanaan sangat dibutuhkan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk mengetahui dengan benar manfaat dan juga biaya yang harus dikeluarkan.
2) Penyimpanan
Penyimpanan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh seluruh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil dari pengadaan barang atau bahan di kantor, baik berasal dari pembelian instansi lain atau pun yang diperoleh dari bantuan. Tujuan penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah :
- Agar sarana dan prasarana tidak mudah rusak
- Agar tidak terjadi kehilangan barang-barang
- Agar tersusun rapi sehingga ditemukan apabila barang tersebut sedang dibutuhkan.
- Memudahkan dalam melakukan pengawasan.
- Mempermudah dalam melakukan analisis barang.
- Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
3) Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus untuk mengusahakan agar barang atau sarana dan prasarana kantor tetap dalam kondisi baik atau siap untuk dipergunakan. Tujuan dari pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, adalah :
- Agar barang tidak mudah rusak karena faktor hama atau suhu (cuaca)
- Agar barang tidak mudah hilang
- Agar barang tidak mudah susut
- Agar barang tidak kadaluarsa
- Agar semua sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih
4) Inventarisasi
Inventarisasi merupakan seluruh aktivitas dan usaha untuk mendapatkan data yang dibutuhkan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda antara satu dengan yang lain, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama tujuannya adalah :
- Agar peralatan tidak mudah hilang
- Agar bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
- Memudahkan dalam pengecekan barang
- Mempermudah dalam melakukan pengawasan
- Mempermudah ketika mengadakan aktivitas mutasi atau penghapusan barang
Referensi :
- Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 55-59
- Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul memahami prinsip-prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran. Jakarta: ERLANGGA
Materi lain:
