5 Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor atau office work juga sering disebut sebagai pekerjaan tata usaha atau administasi. Pengertian dari pekerjaan kantor adalah suatu rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan -keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha bersama.
Pekerjaan kantor juga berisi tugas untuk mengatur dan mencatat kegiatan -kegiatan yang dijalankan sehingga dapat menjadi keterangan yang berguna. Di dalam pekerjaan kantor ini, ada banyak jenis kegiatan yang dilakukan. Mulai dari mengetik, menghitung, memeriksa, menelepon, menggandakan, dan juga korespondensi.
Dari berbagai jenis pekerjaan ini, maka dihasilkanlah jasa atau produk pekerjaan kantor. Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor ada beragam. Hasil jasa dan produk pekerjaan kantor ini meliputi : surat, laporan, formulir, dokumen tertulis dan arsip.
Berikut adalah keterangan dari hasil jasa dan produk pekerjaan kantor tersebut :
1) Surat
Surat adalah media komunikasi tertulis yang isinya merupakan buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan tertentu. Surat adalah salah satu produk dari pekerjaan kantor dalam berkomunikasi secara tertulis, pengetikan dan penggandaan.
Surat memiliki beberapa fungsi penting dalam administrasi perkantoran, yakni : sebagai alat komunikasi tertulis, sebagai alat bukti tertulis yang otentik, sebagai alat pengingat apabila sewaktu -waktu diperlukan, dapat dijadikan sebagai fakta atau dokumen historis, sebagai duta organisasi, sebagai otak tata usaha, seabgai barometer kemajuan suatu kantor.
Surat harus dibuat sebaik mungkin agar fungsinya dapat maksimal dan mendukung lancarnya kegiatan tata usaha. Untuk menghasilkan surat yang baik, proses pembuatan surat harus dilakukan dengan seksama, dan memperhatikan beberapa hal berikut :
- Dibuat lengkap dengan bagian -bagian surat yang terstruktur sesuai dengan bentuk surat yang digunakan.
- Menggunakan bahasa surat yang baik, lugas, jelas, pada dan tidak bertele -tele sesuai dengan jenis surat.
- Menggunakan bahasa surat yang sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan bila menggunakan bahasa Indonesia, atau sesuai dengan grammar jika surat ditulis dengan menggunakan bahasa Inggris.
- Menggunakan kertas yang baik dan sesuai dengan standar persuratan yang ada. Yakni kertas HVS ukuran A4 atau kuarto untuk perusahaan swasta dan HVS ukuran folio untuk lembaga atau instansi pemerintah.
2) Laporan
Laporan adalah suatu bentuk laporan penyampaian informasi, data atau berita, yang dilakukan secara lisan maupun tertulis. Laporan juga termasuk bentuk pekerjaan kantor karena di dalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan juga pengolahan data.
Laporan ini berfungsi sebagai : bahan pertanggungjawaban, alat untuk menyampaikan informasi, alat pengawasan, bahan penilaian, dan bahan pengambilan keputusan.
Untuk membuat laporan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, meliputi :
- Laporan harus dibuat secara jelas dan cermat
- Laporan harus mengandung kebenaran dan objektivitas
- Laporan harus disusun secara lengkap
- Laporan harus tegas dan konsisten
- Laporan harus langsung mengenai sasaran
- Laporan harus disampaikan kepada orang dan alamat yang tepat.
- Sebaiknya laporan juga disertai saran -saran
- Laporan harus dibuat tepat pada waktunya.
Sedangkan langkah -langkah yang perlu dilakukan dalam menyusun laporan, yakni :
- Menentukan masalah yang akan dilaporkan
- Mengumpulkan bahan, data dan fakta
- Mengklasifikasi data
- Mengevaluasi dan mengolah data
- Membuat kerangka laporan
Simak juga: Pengertian, Jenis, Syarat, Tipe Pemimpin dan Peserta Rapat
3) Formulir
Formuliar adalah lembaran kartu atau kertas yang dibuat dalam ukuran tertentu dan didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lainnya yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.
Keuntungan dari membuat formulir ada banyak, meliputi :
- Formulir membantu menghemat waktu dan tenaga dalam hal penulisan, serta lebih hemat dalam penggunaan kertas
- Formulir membantu memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan
- Formulir membantu membuat keseragaman sehingga dapat mengurangi terjadinya penyimpangan.
Formulir yang dibuat dalam kegiatan administrasi ini memiliki beberapa fungsi, seperti : untuk mencari suatu keterangan tertentu, menghimpun data yang sama, menyampaikan informasi yang sama kepada beberapa bagian yang berbeda, sebagai bukti fisik, dan sebagai dasar petunjuk kerja.
Dalam menyusun formulir, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan formulir ini meliputi :
- Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas
- Perhatikan efektivitas dan efisiensi dari formulir yang dibuat karena tidak semua informasi harus dibuatkan formulir
- Perhatikan standarisasi dalam pembuatan formulir.
- Informasi yang dibuat harus disusun secara rapi, logis dan praktis.
- Untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu agar disediakan ruang kosong yang cukup.
- Harus ada judul dan nama dari formulir yang dibuat
- Cantumkan juga nama organisasi untuk formulir ke luar kantor.
- Perancangan desain formulir harus dilakukan dengan sebaik -baiknya dan direncakan dengan matang.
4) Berbagai macam dokumen tertulis
Selain formulir, suatu pekerjaan kantor juga menghasilkan berbagai macam dokumen tertulis lainnya. Ada banyak catatan tertulis atau dokumen lain yang merupakan hasil dari pekerjaan kantor. Contohnya seperti grafik, gambar, buku, paper, peta, dan tabel.
Selain itu, ada juga hasil kegiatan kantor lain yang tak kalah penting, seperti kegiatan melayani tamu, atau memberikan informasi secara langsung terkait kegiatan kantor pada orang yang berkepentingan.
5) Arsip
Arsip adalah salah satu bentuk produk dari kegiatan penyimpanan. Arsip adalah data atau catatan yang berupa tulisan, baik tercatat atau terekam, yang di dalamnya memuat informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu, yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga sewaktu -waktu dibutuhkan, arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Referensi:
- Ending R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip -Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta : Erlangga.
- Boyke, Paat, dkk. 1994. Manajemen Perkantoran. Bandung : Angkasa.
Materi lain:
